Le guide complet des signatures électroniques qualifiées

 

La mission de ZealiD est de permettre aux personnes physiques de faire valoir leur première identité numérique légalement reconnue auprès des fournisseurs de services numériques de tous les secteurs.

La transformation numérique actuelle de nombreuses entreprises, associée à la croissance de l'environnement des opérations à distance, a changé la façon dont les gens travaillent et interagissent les uns avec les autres. En conséquence, les signatures électroniques sont en plein essor et devraient atteindre une valeur de marché de 5 milliards de dollars en 2023.

Cependant, le manque de sensibilisation à la légalité, aux différents types de signatures et au moment et à la manière de les utiliser constitue un défi majeur pour les utilisateurs potentiels.

La mission de ZealiD est de permettre aux personnes physiques de faire valoir leur première identité numérique légalement reconnue auprès des fournisseurs de services numériques de tous les secteurs. Cela signifie la liberté de conclure des accords, d'accéder à des comptes en toute sécurité et de s'inscrire à des services réglementés dans toute l'UE.

ZealiD a élaboré un guide à l'intention des utilisateurs et des prestataires de services pour les aider à s'y retrouver dans les avantages et les subtilités des signatures électroniques.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

L'Union européenne définit une signature électronique comme l'équivalent électronique d'une signature manuscrite. Cela signifie que, tout comme son homologue manuscrite, une signature électronique est une preuve d'identité et d'intention dans un environnement numérique et un moyen légal d'obtenir le consentement ou l'approbation de documents électroniques.

Le règlement qui normalise les signatures électroniques dans l'UE est appelé eIDAS, qui signifie "electronic Identification, Authentication and Trust Services". Notez qu'il s'agit d'un règlement, un peu comme le GDPR, et qu'il est immédiatement transposé en droit national dans tous les États membres. Cette législation établit une structure juridique pour l'identification électronique en Europe et décrit les normes et la conformité de l'UE requises pour authentifier électroniquement des choses comme :

  • L’identité
  • Les signatures
  • Les sceaux
  • Les documents

Les signatures électroniques offrent de nombreux avantages. Elles permettent de signer des documents à distance, en tout lieu et à tout moment, et offrent une sécurité et une intégrité accrues car le document signé ne peut être modifié. Elles réduisent également l'empreinte carbone et les coûts opérationnels !

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Existe-t-il différents types de signatures électroniques ?

Oui. Selon eIDAS, il existe trois types de signatures électroniques reconnus, chacun offrant différents niveaux d'assurance et de sécurité:

  • Signature électronique simple (SES)
    Il s'agit du type le moins avancé, qui peut ressembler à un bouton "J'accepte" sur un navigateur de bureau. Bien que facile à utiliser, elle ne garantit pas que votre signature soit liée à vous et elle n'est pas infalsifiable.
  • Signature électronique avancée (AES)
    Cette signature ajoute une couche supplémentaire de sécurité en identifiant chaque signataire unique et en détectant toute modification du document ou des données. Utilisant souvent des clés cryptographiques, il peut s'agir de BankID, utilisé en Suède, ou de Signaturit, utilisé en Espagne. Les signatures avancées présentent des normes techniques et une qualité élevées, mais elles ne sont pas soumises à des exigences rigoureuses en matière de fiabilité, de confiance ou d'assurance.
  • Signature électronique qualifiée (QES)
    Ce type de signature présente toutes les caractéristiques de sécurité d'une signature électronique avancée, mais il utilise en outre un certificat qualifié et une vérification multifactorielle pour identifier le signataire. C'est la seule signature explicitement reconnue comme l'équivalent légal d'une signature manuscrite dans tous les États membres de l'UE. Une QES bénéficie de l'assurance d'une tierce partie, nécessitant un audit et des méthodes standardisées qui exigent les plus hauts niveaux de sécurité et de protocoles de confiance. ZealiD est une signature électronique qualifiée !

Détails et différences de chaque type de signature:

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Pourquoi devrais-je utiliser une signature électronique qualifiée ?

Pour vous aider à déterminer quelle signature électronique convient à vos besoins, tenez compte de ces quatre éléments clés :

  • Authenticité - La signature doit-elle être unique pour le signataire ?
  • Identité - La signature nécessite-t-elle une vérification d'identité garantie ?
  • Intégrité - La signature doit-elle être capable de détecter toute modification ultérieure des données ?
  • Authentification - Le signataire a-t-il le contrôle total de la signature ?

Si la réponse est oui à toutes ces questions, la solution est une signature électronique qualifiée (QES). Et même si ce n'est pas le cas, une QES reste la méthode la plus sûre et représente la solution de signature de plus haut niveau dans un environnement numérique et peut même être considérée comme plus sûre qu'une signature manuscrite. Le renversement de la charge de la preuve, la possibilité de valider la signature et la vérification garantie de l'identité offrent tous des avantages supplémentaires en matière de sécurité. La validation permet à une personne de vérifier quand un document a été signé et fournit les données cryptographiques pour le prouver. Cela n'est possible qu'avec une QES, ce qui signifie qu'il s'agit de la forme de signature la plus sûre disponible et la seule à avoir l'effet juridique d'une signature manuscrite.

Une QES ne peut être délivrée que par un fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP), qui est supervisé par une autorité de surveillance d'un État membre (par exemple, la Bundesnetzagentur en Allemagne) et figure sur les listes de confiance nationales. Les QTSP sont hautement réglementés et doivent passer tous les tests de conformité eIDAS. ZealiD est un QTSP et le premier et unique émetteur de certificats et de signatures qualifiés en Suède.

En outre, les signatures électroniques qualifiées ne peuvent être créées qu'à l'aide d'un dispositif de création de signature qualifié (QSCD) doté d'un logiciel et d'un matériel spécifiques qui garantissent que :

  • Seul le signataire a le contrôle de sa clé.
  • Les données de la signature générée sont gérées par un QTSP.
  • Les données de la signature créée sont confidentielles et protégées contre la falsification.

À l'heure actuelle, très peu de fournisseurs sont en mesure d'offrir une signature qualifiée sur smartphone et exigent au contraire l'utilisation d'une carte à puce ou d'un dispositif supplémentaire. Grâce à son infrastructure unique, ZealiD offre une solution pour smartphone qui utilise du matériel, des logiciels et des certifications spécifiques pour conserver les certificats et les paires de clés du côté serveur.

Quand dois-je utiliser une signature électronique qualifiée ?

Une signature électronique qualifiée (QES) peut souvent être une exigence légale. En Europe, de nombreuses situations exigent légalement une QES et, selon l'État membre de l'UE, elle peut également constituer la norme obligatoire pour les signatures électroniques.

Étant donné qu'une QES a le même effet juridique qu'une signature manuscrite, elle peut être utilisée dans toute situation qui exigerait normalement une signature écrite, comme la signature d'un contrat.

Dans les situations où une QES n'est pas obligatoire, son utilisation reste une bonne idée. Le haut degré de sécurité, la possibilité de valider la signature, le renversement de la charge de la preuve et la tranquillité d'esprit qu'offre une QES sont sans équivalent dans toute autre signature électronique.

Quels sont les effets juridiques d'une signature électronique qualifiée ?

Les signatures électroniques sous toutes leurs formes sont légalement valables devant les tribunaux de l'UE. Toutefois, les signataires non normalisés, simples et avancés, peuvent être tenus de prouver la sécurité de la technologie si la signature est contestée devant un tribunal. La signature électronique qualifiée (QES) est la seule signature qui offre au signataire une solution standardisée et non-répudiable.

Concrètement, cela signifie qu'une signature simple ou avancée peut faire l'objet d'un litige devant un tribunal, avec tous les coûts et les ressources nécessaires pour en prouver la validité. Une QES, en revanche, est basée sur les normes les plus élevées fixées par la réglementation européenne et doit être prouvée invalide par la partie qui la conteste plutôt que valide par le signataire. Cela signifie qu'en cas de contestation d'une QES, la charge de la preuve incombe à la partie contestataire et non au signataire. L'utilisation d'une QES est donc un choix plus sûr et plus économique que de se fier à une signature électronique moins avancée et de risquer de devoir prouver sa validité devant un tribunal européen.

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Quand les signatures électroniques qualifiées sont-elles le plus souvent utilisées ?

Toutes les signatures électroniques présentent des avantages communs, tels que le gain de temps, la réduction du papier et la possibilité de signer un document à distance. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples pratiques de cas où vous pourriez utiliser une signature électronique qualifiée (QES).

  • Signer des contrats ou des documents électroniques qui nécessitent un QES. Il peut s'agir d'un contrat de crédit à la consommation, d'un contrat de travail ou d'une déclaration fiscale.
  • Signer des documents à haut risque/de grande valeur. Même si la loi n'exige pas l'utilisation d'une QES pour un document, elle est fortement recommandée pour des documents tels que des hypothèques et des titres de prêt numérisés, car elle élimine le risque qu'une partie contractante conteste la signature électronique.
  • Signer un document pour confirmer son origine. La signature de documents au sein d'une entreprise peut être considérée comme un risque faible, mais pour les messages et les documents sortants, les entreprises et les organisations peuvent utiliser une QES pour les valider, en utilisant le plus haut degré de sécurité disponible. Dans ce cas, le QES apporte la tranquillité d'esprit grâce à sa validité juridique et à sa capacité à garantir l'identité du signataire.
  • Signature de propositions commerciales. Les processus qui nécessitent beaucoup de paperasse prennent souvent beaucoup de temps, ce qui signifie qu'ils sont également coûteux, qu'ils mobilisent beaucoup de ressources et qu'ils laissent plus de place à l'erreur humaine. L'utilisation d'un système d'assurance qualité peut améliorer la fiabilité des processus de passation des marchés publics et permettre de gagner du temps et de l'argent.
  • Autorisation légale de signature. Transférer le droit d'agir légalement au nom d'un signataire à une autre partie peut être utile dans de nombreuses situations. Par exemple, une entreprise peut souhaiter donner à un comptable le mandat d'effectuer des transactions en son nom. D'autres situations de ce type peuvent être la signature, l'adhésion ou le consentement aux conditions générales lorsqu'on devient un nouveau client d'une banque.
  • Signer des documents confidentiels ou juridiques. Les documents de grande importance, tels que les accords de non-divulgation, les accords de transfert de matériel, les accords de non-concurrence et les contrats de travail, doivent toujours être signés et scellés à l'aide d'une signature qui peut être entièrement validée. Ces contrats et documents pourraient tous finir par être contestés devant un tribunal, ce qui fait qu'une signature manuscrite ou électronique qualifiée est le meilleur choix pour garantir la non-répudiation.

Comment puis-je savoir si un document a été signé avec une Signature Électronique qualifiée ?

La validation est l'un des principaux avantages de l'utilisation d'une signature électronique qualifiée (QES). La preuve cryptographique combinée à la vérification garantie de l'identité sont des aspects hautement souhaitables lorsqu'il s'agit de vérifier et de confirmer une signature électronique.

Il existe deux façons de valider une QES :

  • Adobe Reader
    Tant que le logiciel est mis à jour avec une version actuelle de la liste de confiance de l'UE, Adobe Reader peut être utilisé pour valider un QES, gratuitement. Cette action est effectuée automatiquement au démarrage d'Adobe Reader et ne nécessite aucune interaction de la part de l'utilisateur. Vous pouvez également choisir d'ouvrir le volet de signature pour examiner plus en profondeur les signatures et les certificats associés.
  • EU DSS Tool
    EU DSS Tool est une application web de démonstration gérée directement par la Commission européenne. Pour valider une QES, il suffit de télécharger le document signé et de recevoir un rapport de validation.

L'utilisation de chaque outil présente des avantages différents. Adobe Reader est un logiciel largement intégré et peut valider des documents dans un environnement hors ligne, à condition qu'il soit mis à jour. Cette option est plus adaptée à une utilisation sur ordinateur et dans les cas où un rapport de validation n'est pas nécessaire. EU DSS Tool est adapté aux téléphones portables et, comme il nécessite une connexion Internet, vous pouvez télécharger votre document et le rapport directement sur votre appareil. Ce rapport peut ensuite être utilisé comme un certificat de validation sous forme papier, si vous en avez besoin.

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